|

AI Act od 2.08.2026 a archiwizacja i obieg dokumentów

PrzezMalwina Jażdżewska
Osoba pracująca na laptopie z listą kontrolną na ekranie, na drewnianym biurku z rośliną, notatnikiem i kubkiem, w tle ceglana ściana

AI to dziś temat, o którym mówi się wszędzie. Każdy chce go używać, mniej osób pyta, czy rzeczywiście musi i czy realnie poprawi wyniki jego organizacji. W zarządzaniu dokumentacją i archiwistyce odpowiedź jest twierdząca: AI potrafi pomóc, najbardziej przy kwerendach, przy tworzeniu wzorów pism czy przy wypełnianiu danych w dokumentach. Największym problemem pozostaje jednak ochrona danych i dlatego cieszy mnie, że Unia Europejska konsekwentnie zmierza w kierunku uregulowania zasad korzystania z AI, zamiast zostawiać to pole samoregulacji dostawców narzędzi.

Pytanie, które słyszę od klientów, brzmi jednak inaczej: czy AI Act w ogóle dotyczy tego, czym się zajmuję – obiegu dokumentów, archiwizacji, wykazu akt. Krótka odpowiedź brzmi: same czynności archiwalne nie. Rozporządzenie reguluje systemy AI, nie zawód archiwisty ani proces brakowania akt. Ale w trzech konkretnych miejscach AI Act mimo to dotyka pracy z dokumentami – także mojej – i to miejsca, które warto znać, zanim ktoś zapyta o nie podczas kontroli.

Spis treści

Czego AI Act nie zmienia w archiwizacji

AI Act reguluje konkretne narzędzia i sposób ich stosowania, nie procesy czy zawody jako takie. Typowe zastosowania AI w archiwum – klasyfikacja, OCR, ekstrakcja danych – w większości przypadków nie kwalifikują się jako systemy wysokiego ryzyka, a obowiązek kompetencji AI z art. 4, który obowiązuje już od 2 lutego 2025 r., najlepiej realizuje spisana polityka korzystania z AI. Przeczytasz o tym szerzej w AI w archiwum: gdzie naprawdę pomaga i od czego nie może zależeć.

Pytanie, czy trzeba coś zmienić w normatywach, dotyczy właściwie tylko wykazu akt – to on klasyfikuje sprawy według zadań organizacji, więc dopiero nowe zadania uzasadniałyby nowe klasy. AI Act żadnych nowych zadań nie nakłada, tylko reguluje sposób korzystania z narzędzi, więc nie daje ku temu podstawy. Temat wykazu akt dotyczy głównie jednostek, w których jest formalnym obowiązkiem, przede wszystkim publicznych. O tym, jak AI może pomóc w doborze kategorii z już istniejącego wykazu, można zobaczyć w Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt i AI.

Co faktycznie nowego wnosi 2 sierpnia 2026

Dwie rzeczy zmieniły się realnie w tym terminie i obie dotyczą wprost obiegu dokumentów, nie tylko archiwizacji w wąskim sensie.

Obowiązek poinformowania o rozmowie z maszyną

Od 2 sierpnia 2026 r. obowiązuje art. 50 AI Act: osoba rozmawiająca z systemem AI musi zostać o tym wprost poinformowana, jeśli nie jest to oczywiste, najpóźniej przy pierwszym kontakcie. W obiegu dokumentów spotyka się dziś zasadniczo dwa rodzaje takich systemów. Pierwszy to maszyny będące punktem wejścia dokumentu do organizacji – formularz online, przez który ktoś składa wniosek, czy chatbot przyjmujący zgłoszenie lub pismo, gdzie rozmowa z maszyną jest częścią tego, jak dokument w ogóle trafia do firmy. Drugi to asystenci czysto informacyjni – tacy jak mój, dostępny dla klientów abonamentu BOA, który odpowiada na pytania proceduralne, ale nie przyjmuje dokumentów ani nie inicjuje spraw. Obowiązek z art. 50 dotyczy obu i objawia się w konieczności informowania, że rozmowa toczy się z maszyną, zastrzeżenia, że odpowiedzi mają charakter informacyjny, a nie poradę prawną, oraz jasno zakomunikowane granice tego, o co można pytać.

Potwierdzony harmonogram dla systemów wysokiego ryzyka

Kiedy pisałam o AI w archiwum w lipcu tego roku, przesunięcie terminów dla systemów wysokiego ryzyka z 2 sierpnia 2026 r. na 2 grudnia 2027 r. czekało jeszcze na formalne zatwierdzenie przez Radę UE w ramach pakietu Omnibus VII. Od 2 sierpnia 2026 r. ta zmiana jest już pewna. Kilka przykładów z Załącznika III dotyka dokumentów bezpośrednio.

Załącznik III klasyfikuje jako wysokiego ryzyka między innymi systemy AI używane do rekrutacji lub selekcji kandydatów do pracy, w tym do analizowania i filtrowania podań o pracę oraz oceniania kandydatów, a także systemy wpływające na decyzje o awansie, zwolnieniu czy ocenie pracowników, z obowiązkami od 2 grudnia 2027 r. Dotyczy to każdej organizacji, która zatrudnia, więc kancelarii, przedszkola, gabinetu czy biura rachunkowego, równie dobrze jak urzędu. Jeśli przy rekrutacji korzystasz z narzędzia, które automatycznie filtruje CV albo ocenia kandydatów na podstawie przesłanych dokumentów, to właśnie ten system – nie samo archiwum kadrowe – podlega tym obowiązkom. Dokumentacja rekrutacyjna sama w sobie zostaje tym, czym była zawsze – to konkretne narzędzie AI w tym procesie zmienia jej status.

Podobny mechanizm dotyka placówek oświatowych. Załącznik III klasyfikuje jako wysokiego ryzyka również systemy AI używane do decydowania o przyjęciu dziecka do placówki edukacyjnej, do oceniania wyników nauczania, na przykład testów czy prac pisemnych, a także do monitorowania i wykrywania niedozwolonych zachowań uczniów podczas testów – czyli np. systemy wykrywające ściąganie. Jeśli przedszkole albo szkoła korzysta z narzędzia, które automatycznie punktuje wnioski rekrutacyjne według kryteriów naboru, ocenia prace uczniów albo nadzoruje przebieg egzaminu pod kątem niedozwolonych zachowań, ten system podlega tym samym obowiązkom co narzędzie do rekrutacji pracowników, z tym samym terminem, 2 grudnia 2027 r. Wnioski rekrutacyjne, prace uczniów czy przebieg egzaminu zostają tym, czym były, zmienia się tylko status narzędzia, które je ocenia lub nadzoruje.

Ten sam reżim obejmuje też systemy oceniające dostęp do podstawowych świadczeń i usług publicznych, w tym opieki zdrowotnej, systemy oceny zdolności kredytowej i scoringu kredytowego, systemy ustalające ceny i oceniające ryzyko w ubezpieczeniach na życie i zdrowotnych, a także systemy klasyfikujące zgłoszenia alarmowe i ustalające priorytety wysyłki służb ratunkowych – policji, straży pożarnej czy pogotowia. To temat instytucji publicznych, banków, ubezpieczycieli i służb ratunkowych, które same takie świadczenia realizują.

Co to oznacza w zależności od tego, na jakim jesteś etapie

Dopiero sprawdzasz stan swojego obiegu dokumentów – audyt jest dobrym momentem, żeby zidentyfikować, czy i gdzie AI już się w nim pojawia. Nawet nieformalnie, bo ktoś w zespole kopiuje fragmenty dokumentów do ogólnodostępnego narzędzia. Warto też przeanalizować, czy przy rekrutacji pracowników albo naborze do placówki nie korzystasz z systemu, który automatycznie ocenia kandydatów lub wnioski. W praktyce widzę najczęściej taki obrazek: ktoś w sekretariacie wkleja fragment umowy do ogólnodostępnego czatu AI, żeby szybko podsumować jej treść, albo prosi AI o pomoc w sformułowaniu pisma na podstawie danych konkretnego klienta – bez złej woli, tylko dlatego, że szybciej. Tych punktów ryzyka nie widać, dopóki nikt o nie nie zapyta wprost.

Przy wdrażaniu albo aktualizacji normatywów pytanie o AI należy do polityki korzystania z AI, nie do instrukcji kancelaryjnej. Chodzi o zasady: co wolno, czego nie, i czy odnotowujesz udział AI w powstawaniu konkretnego dokumentu. Wykaz akt nie przewiduje dziś kategorii „dokument wspomagany przez AI” – taka jest świadoma decyzja organizacji, nie luka do zignorowania. Ten temat różni się od doboru kategorii z wykazu akt, o którym pisałam wyżej.

Masz już system i korzystasz z asystenta AI – własnego albo takiego jak mój w BOA? Zasady przejrzystości z art. 50 obejmują też ten kontakt.

Gdy potrzebujesz jednego konkretnego dokumentu, sięgnij po politykę korzystania z AI – odpowiada bezpośrednio na obowiązek z art. 4 i jest już w mojej ofercie, obok instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazu akt.

Obieg dokumentów ma swój harmonogram niezależnie od AI Act. Dokument powstaje, żyje, trafia do archiwum i w końcu ulega zniszczeniu w terminie zapisanym w wykazie akt. AI Act tego rytmu nie zmienia. Zmienia tylko jedno: w dwóch konkretnych miejscach – maszynach rozmawiających z ludźmi i systemach wysokiego ryzyka, m.in. systemach oceniających kandydatów – trzeba dopisać jeden dodatkowy punkt kontrolny, obok kompetencji zespołu, znanych już od lutego 2025 r. Reszta zostaje taka, jaka była.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Tekst powstał z pomocą AI – fakty, podstawy prawne i wnioski zweryfikowała autorka, biorąc za nie pełną odpowiedzialność redakcyjną. Zdjęcie zostało wygenerowane przez AI.

Nie wiesz, czy AI już gdzieś działa w Twoim obiegu dokumentów i czy jest sklasyfikowane prawidłowo? Zobacz ofertę – audyt obiegu dokumentów i polityka AI →

Źródła

Malwina Jażdżewska – konsultantka ds. zarządzania informacją. Prowadzi ArchiPliki – blog i usługi doradcze z zakresu zarządzania dokumentacją. archipliki.pl

Podobne wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *