Polityka prywatności — archipliki.pl

Ostatnia aktualizacja: 2026-10-18

Witamy w serwisie archipliki.pl. Twoja prywatność oraz bezpieczeństwo Twoich danych są dla nas priorytetem. Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób firma ArchiPliki (prowadzona przez Malwinę Jażdżewską) gromadzi, wykorzystuje i chroni Twoje dane osobowe podczas korzystania z naszej strony internetowej oraz udostępnionego na niej Asystenta AI.

1. Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest: Malwina Jażdżewska / ArchiPliki z siedzibą w Baborówko, ul. Szkolna 14, 64-500 Szamotuły, NIP: 787-198-98-74, E-mail: archipliki@mailbox.org.

2. Jakie dane gromadzimy i w jakim celu?

Gromadzimy dane w następujących zakresach:

Dane z formularza kontaktowego: (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu) – przetwarzamy je w celu odpowiedzenia na Twoje zapytanie i nawiązania kontaktu biznesowego. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
Dane z interakcji z Asystentem AI: (treść zapytań wpisywanych do chatbota, adres IP) – przetwarzamy je w celu udzielenia odpowiedzi na pytania dotyczące metodyki archiwalnej i przepisów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja dobrowolna zgoda wyrażona poprzez skorzystanie z narzędzia).
Dane techniczne niezbędne do działania strony: (adres IP, typ przeglądarki) – przetwarzamy je w celu zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa strony. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Statystyki i pomiar reklam (Google Analytics, Google Ads): korzystamy z Google Analytics do analizy ruchu na stronie oraz z tagu Google Ads do pomiaru skuteczności reklam. Pliki cookies tych narzędzi zapisujemy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze: na pliki cookies statystyczne (Google Analytics) lub marketingowe (Google Ads) (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Stosujemy tryb uzyskiwania zgody Google (Consent Mode): dopóki nie wyrazisz zgody, do Google trafiają jedynie podstawowe sygnały techniczne bez plików cookies, np. informacja o wyświetleniu strony i o braku zgody, które Google wykorzystuje w formie zagregowanej do szacowania statystyk. Podstawą przetwarzania tych sygnałów jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na pomiarze skuteczności strony i reklam (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach plików cookies dostępnych na stronie. Dostawcą narzędzi jest Google Ireland Limited. Dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework), a w zakresie, w jakim nie ma ona zastosowania, na podstawie standardowych klauzul umownych.

3. Komentarze pod wpisami na blogu

Jeśli dodajesz komentarz pod wpisem na blogu, przetwarzamy podane przez Ciebie imię lub pseudonim, adres e-mail, opcjonalnie adres strony internetowej, treść komentarza oraz adres IP i datę jego dodania. Adres e-mail nie jest publikowany. Dane przetwarzamy w celu opublikowania i moderowania komentarza oraz ochrony bloga przed spamem i nadużyciami, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Każdy komentarz publikujemy dopiero po ręcznym zatwierdzeniu. Dane opublikowanych komentarzy przechowujemy tak długo, jak komentarz jest widoczny na blogu, a komentarze uznane za spam są automatycznie usuwane po 30 dniach. W każdej chwili możesz poprosić o usunięcie swojego komentarza, pisząc na adres archipliki@mailbox.org. Do filtrowania spamu używamy wtyczki Antispam Bee, która działa na serwerze strony i nie przekazuje danych podmiotom zewnętrznym.

4. Specjalne zasady korzystania z Asystenta AI

Na stronie archipliki.pl udostępniamy Asystenta AI, który pomaga w nawigacji po wiedzy archiwalnej i przepisach. Prosimy o zapoznanie się z poniższymi zasadami:

A. Transparentność (zgodnie z AI Act)

Informujemy, że wchodzisz w interakcję z systemem Sztucznej Inteligencji. Asystent AI nie jest człowiekiem. Odpowiedzi generowane są automatycznie na podstawie bazy wiedzy eksperckiej.

B. Charakter usługi

Asystent AI pełni funkcję informacyjną i edukacyjną. Jego odpowiedzi mają charakter poglądowy i nie stanowią wiążącej porady prawnej ani archiwalnej. Każda informacja powinna zostać zweryfikowana z aktualnymi przepisami prawa.

C. Bezwzględny zakaz wpisywania danych wrażliwych

Kategorycznie zabrania się wpisywania w oknie czatu jakichkolwiek danych osobowych, w tym danych szczególnych kategorii (np. danych o zdrowiu, danych z akt spraw sądowych, numerów PESEL, adresów zamieszkania). Asystent AI służy do pytań o metodykę i przepisy (np. „Jak sklasyfikować akta osobowe?”), a nie do analizy konkretnych spraw klientów. Wprowadzenie danych osobowych do czatu odbywa się na Twoją wyłączną odpowiedzialność.

D. Lokalizacja danych

W trosce o Twoje bezpieczeństwo, korzystamy z rozwiązań AI dostarczanych przez podmioty z terenu Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Twoje zapytania nie są przesyłane do serwerów poza Unią Europejską.

5. Komu przekazujemy Twoje dane?

Twoje dane nie są sprzedawane osobom trzecim. Mogą być one udostępniane wyłącznie:

Dostawcy hostingu i poczty elektronicznej (serwery w UE, np. mailbox.org).
Dostawcy modelu AI (serwery w UE), w celu generowania odpowiedzi w chatbocie.
Uprawnionym organom państwowym, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

6. Jak długo przechowujemy dane?

Dane z formularzy kontaktowych przechowujemy do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
Logi z czatu AI przechowujemy przez okres 24 miesięcy, aby zapobiegać nadużyciom i poprawiać jakość odpowiedzi.
Dane rozliczeniowe przechowujemy zgodnie z wymogami prawa podatkowego.
Dane z komentarzy pod wpisami na blogu przechowujemy tak długo, jak komentarz jest widoczny na blogu. Komentarze uznane za spam są automatycznie usuwane po 30 dniach (szczegóły w sekcji 3).

7. Twoje prawa

Zgodnie z RODO, masz prawo do:

Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
Sprostowania (poprawienia) Twoich danych.
Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”).
Ograniczenia przetwarzania.
Przenoszenia danych (otrzymania ich w ustrukturyzowanym formacie).
Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

W celu realizacji swoich praw, prosimy o kontakt pod adresem: archipliki@mailbox.org. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Pliki Cookies

Strona archipliki.pl korzysta z plików cookies w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu. Możesz zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce, aby zablokować ich zapisywanie.

Szczegółowa lista plików cookies oraz mechanizm zarządzania zgodą dostępne są w Polityce plików cookies.

Google Analytics i Google Ads. Korzystamy z Google Analytics do analizy ruchu na stronie oraz z tagu Google Ads do pomiaru skuteczności reklam. Po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze, na pliki cookies statystyczne (Google Analytics) lub marketingowe (Google Ads), narzędzia te zapisują pliki cookies i przetwarzają dane takie jak identyfikator urządzenia i informacje o odwiedzonych podstronach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Stosujemy tryb uzyskiwania zgody Google (Consent Mode): dopóki nie wyrazisz zgody, narzędzia nie zapisują plików cookies, a do Google trafiają jedynie podstawowe sygnały techniczne, np. informacja o wyświetleniu strony i o braku zgody (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach plików cookies dostępnych na stronie. Dostawcą narzędzi jest Google Ireland Limited. Dane mogą być przekazywane do Google LLC w USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), a w zakresie, w jakim nie ma ona zastosowania, na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Tag Google Ads służy nam do sprawdzania, czy osoba, która kliknęła reklamę, odwiedziła stronę kontaktu; przetwarza on również adres IP. Siedziba dostawcy: Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Więcej informacji: policies.google.com/privacy.