Cennik

Kompleksowa obsługa obiegu dokumentów

1. Audyt obiegu dokumentów

Jednorazowo · zdalnie lub na miejscu

Przychodzę i patrzę jak dokumenty naprawdę funkcjonują w Twojej organizacji — nie jak powinny, ale jak jest. Dostajesz pisemny raport z diagnozą i listą priorytetów. Wiesz co naprawić w pierwszej kolejności, co zaplanować na później i gdzie grozi realne ryzyko.

• Diagnoza obiegu dokumentów — stan rzeczywisty, nie deklarowany
• Ocena zgodności z przepisami Twojej branży
• Pisemny raport z mapą priorytetów — co naprawić w 30 dni, co w 3 miesiące, co może poczekać
• Wskazanie dokumentów do digitalizacji, archiwizacji lub brakowania

Cena: od 1 200 zł brutto – wycena indywidualna po rozmowie.

Za tę kwotę wiesz dokładnie gdzie grozi ryzyko — zanim przyjdzie kontrola.

Kara za brak lub nieprawidłową dokumentację przy kontroli ZUS, skarbówki lub kuratorium wynosi od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Audyt kosztuje od 1 200 zł.

---

2. Wdrożenie systemu obiegu dokumentów

Projekt jednorazowy · zdalnie lub na miejscu

Projektuję i wdrażam system obiegu dokumentów dopasowany do Twojej organizacji — od analizy tego jak jest, przez projekt tego jak powinno być, aż po gotowe normatywy i szkolenie zespołu. Po wdrożeniu Twoi pracownicy wiedzą co robić z dokumentem od momentu gdy wpłynie do firmy aż do jego zniszczenia.

• Analiza obecnego obiegu dokumentów (AS-IS) i projekt docelowego (TO-BE)
• Mapowanie przepływu dokumentów między stanowiskami
• Instrukcja kancelaryjna dopasowana do Twojej organizacji
• Instrukcja archiwalna
• Jednolity rzeczowy wykaz akt z okresami przechowywania
• Szkolenie do 5 osób

Na życzenie: cyfrowa baza wiedzy archiwalnej — koduje historię zasobu i metody wyszukiwania, żeby nowy pracownik działał sprawnie od pierwszego dnia. Wycena indywidualna.

Cena: od 3 700 zł brutto – obejmuje pracę projektową oraz komplet normatywów: instrukcję kancelaryjną, instrukcję archiwalną i jednolity rzeczowy wykaz akt dopasowany do Twojej organizacji. Szkolenie do 5 osób w cenie pakietu.

Po wdrożeniu Twoi pracownicy wiedzą co robić z każdym dokumentem — od wpłynąć do zniszczenia. Wiedza zostaje w firmie, nie w głowie jednej osoby.

---

3. Archiwum klienta

Do wyboru: jednorazowe porządkowanie lub abonament

Jednorazowe porządkowanie archiwum

Porządkuję i opisuję całość dokumentacji papierowej. Po zakończeniu masz gotowe, sprawne archiwum.

• Założenie ewidencji archiwum zakładowego
• Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych
• Pakowanie w teczki archiwalne i nadanie sygnatur archiwalnych
• Wydzielenie dokumentacji do brakowania

300 zł brutto/mb — teczki już opracowane · 500 zł brutto/mb — teczki wymagające porządkowania

Dokumentacja cyfrowa

Pliki elektroniczne mogą być równie nieuporządkowane jak pudła w piwnicy. Skany bez nazw, kilka wersji tego samego dokumentu, foldery bez logiki – nikt nie wie, który plik jest aktualny i czy można już usunąć poprzedni.

Sprawdzam co jest i w jakim stanie. Projektuję schemat nazewnictwa plików i strukturę folderów powiązaną z wykazem akt. Opisuję i przyporządkowuję pliki do właściwych kategorii. Wydzielam do usunięcia to, co można już usunąć zgodnie z okresami przechowywania.

Dotyczy: plików na dysku lokalnym, w chmurze (Google Drive, OneDrive, Dropbox), skanów dokumentów papierowych wymagających opisania.

Cena: wycena indywidualna po ocenie zasobu — liczba plików i stopień nieuporządkowania decydują o czasie pracy. Zwykle 500–1 200 zł. Możliwe zdalnie lub na miejscu.

4. Bieżąca Obsługa Archiwalna (BOA) — opieka która zostaje

Regularna opieka nad dokumentacją. Trzy warianty do wyboru, umowa zlecenie miesięcznie, bez długoterminowych zobowiązań.

• Podstawowy · tylko zdalnie · 350 zł brutto/mies. — dobieranie haseł klasyfikacyjnych, doradztwo kancelaryjne i archiwalne, odpowiedzi w 48h
• ★ Najczęściej wybierany
  Standardowy · zdalnie + 1 wizyta · 500 zł brutto/mies. — jak wyżej + weryfikacja protokołów brakowania i spisów zdawczo-odbiorczych
• Rozszerzony · zdalnie + 2 wizyty · 700 zł brutto/mies. — jak wyżej + weryfikacja dokumentacji bieżącej na miejscu

Ktoś pilnuje Twoich dokumentów za Ciebie — każdego miesiąca. Bez długoterminowych zobowiązań, z możliwością zmiany wariantu.

---

5. Normatywy i wzory dokumentów

Każdy dokument można zamówić osobno lub jako element wdrożenia — jeśli masz już instrukcję kancelaryjną, nie musisz płacić za całość.

---

Instrukcja kancelaryjna (IK)

Określa zasady postępowania z dokumentami od momentu wpłynęcia do archiwizacji lub zniszczenia. Dopasowana do struktury i specyfiki Twojej organizacji.

Cena: od 1 200 zł brutto — wycena indywidualna po rozmowie.

---

Instrukcja archiwalna (IA)

Reguluje zasady przechowywania, udostępniania i brakowania dokumentacji w archiwum zakładowym. Niezbędna przy archiwum zakładowym.

Cena: od 900 zł brutto — wycena indywidualna po rozmowie.

---

Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA)

Klasyfikacja dokumentów według tematyki i kategorii archiwalnych — z określonymi okresami przechowywania. Podstawa każdego sprawnego systemu kancelaryjnego.

Cena: od 1 500 zł brutto — wycena indywidualna po rozmowie.

---

Uzupełniająco — wzory i procedury

• Polityka korzystania z AI — zgodna z AI Act (obowiązuje od 2 sierpnia 2026). Dla firm i instytucji, które używają narzędzi AI i potrzebują formalnego dokumentu regulującego ich stosowanie przez pracowników (wersja do zatwierdzenia przez prawnika)
• Procedura obiegu dokumentów
• Plan ewakuacji archiwum
• Standard skanowania dokumentów
• System nazewnictwa i przechowywania plików cyfrowych
• Mapowanie procesu obiegu dokumentów (AS-IS / TO-BE)
• Baza wiedzy archiwalnej — cyfrowe repozytorium historii zasobu, wyjątków i metod wyszukiwania. Dla organizacji które chcą żeby wiedza kluczowych pracowników została — niezależnie od rotacji. Wymaga zgody na wykorzystanie AI przy tworzeniu. Wycena indywidualna.

Cena: wycena indywidualna po rozmowie.

---

Nie wiesz od czego zacząć? Napisz — razem ustalimy co ma dla Ciebie sens.
Skontaktuj się ze mną →