Cennik

Porządek w dokumentach, dopasowany do tego, kim jesteś

Każda organizacja przechodzi porządkowanie dokumentów inaczej. Jednostka publiczna zaczyna od obowiązku prawnego, czyli normatywów uzgodnionych z archiwum państwowym. Firma zaczyna od pytania, co właściwie ma, jak długo musi to przechowywać i co może już zniszczyć. Dlatego usługi są podzielone na dwie ścieżki, a Bieżąca Obsługa Archiwalna (BOA) jest wspólnym, ostatnim krokiem obu.

Ceny na 2027 rok. Ceny na kolejny rok publikuję we wrześniu, żeby jednostki publiczne mogły uwzględnić je w planie budżetu. Obecne ceny obowiązują do 31 grudnia 2027 r.

Każda usługa jest niezależna. Możesz zacząć od jednej i rozszerzyć współpracę, kiedy poczujesz, że to dobry moment.

---

Dla jednostek publicznych

Żłobki, przedszkola, szkoły, instytucje kultury i inne jednostki samorządowe. Kolejność kroków wynika tu z przepisów: najpierw normatywy uzgodnione z archiwum państwowym, potem porządek w zgromadzonej dokumentacji, a na końcu stała opieka, która pomaga stosować nowe zasady na co dzień.

1. Normatywy kancelaryjno-archiwalne z uzgodnieniem

Pakiet · zdalnie lub na miejscu

Przygotowuję instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną lub instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt, zależnie od tego, czy jednostka prowadzi archiwum zakładowe, czy składnicę akt. Pracuję na wzorach opublikowanych przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, ale każdy dokument dopasowuję do struktury organizacyjnej i do tego, jak w Państwa jednostce naprawdę powstaje dokumentacja.

W cenie pakietu:

• Analiza dokumentacji, która powstaje w jednostce
• Instrukcja kancelaryjna, JRWA z kategoriami archiwalnymi i okresami przechowywania oraz instrukcja archiwalna lub instrukcja składnicy akt
• Projekt zarządzenia kierownika jednostki wprowadzającego dokumentację
• Przygotowanie dokumentacji do uzgodnienia z archiwum państwowym, wraz z projektem pisma przewodniego
• Poprawki wynikające z uwag archiwum państwowego, aż do ostatecznego uzgodnienia dokumentacji
• Miesiąc BOA w wariancie Podstawowym: po wejściu zarządzenia w życie odpowiadam mailowo i telefonicznie na pytania o stosowanie dokumentacji

Gwarancja obejmuje wszystkie poprawki wynikające z uwag archiwum państwowego. Nie obejmuje zmian wynikających z decyzji jednostki podjętych po przekazaniu projektów, na przykład zmiany regulaminu organizacyjnego lub struktury stanowisk. Takie zmiany wyceniam osobno, po wcześniejszym uzgodnieniu. Szkolenie dla pracowników jest wyceniane osobno, patrz Szkolenia.

Cena: od 3 700 zł netto (4 551 zł brutto) – wycena indywidualna po rozmowie, zależna od wielkości i struktury jednostki oraz od tego, czy dokumentacja ma być przygotowana dla systemu tradycyjnego, czy EZD.

Planują Państwo budżet na 2027 rok? Przygotuję wycenę do planu finansowego z ceną gwarantowaną do końca roku.

2. Pojedyncze normatywy

Dla jednostek, które mają już część dokumentacji i potrzebują jednego dokumentu albo jego aktualizacji, na przykład po zmianie przepisów lub struktury organizacyjnej. Każdy dokument można zamówić osobno. Cena pojedynczego dokumentu nie obejmuje projektu zarządzenia, przygotowania do uzgodnienia z archiwum państwowym ani poprawek po jego uwagach. Pełną obsługę uzgodnienia zawiera pakiet.

• Instrukcja kancelaryjna – od 976 zł netto (1 200 zł brutto)
• Jednolity rzeczowy wykaz akt – od 1 220 zł netto (1 500 zł brutto)
• Instrukcja archiwalna lub instrukcja składnicy akt – od 732 zł netto (900 zł brutto)

Porządkowanie archiwum zakładowego lub składnicy akt i przygotowanie dokumentacji do brakowania opisuję w części Porządkowanie archiwum.

---

Dla firm, kancelarii i gabinetów

Firma prywatna w większości przypadków nie uzgadnia swoich zasad z archiwum państwowym, ale musi przechowywać dokumenty przez okresy wskazane w przepisach i chronić dane osobowe, które się w nich znajdują. Dlatego ścieżka dla firm zaczyna się od diagnozy, a kończy systemem, który działa w narzędziach, z których już korzystasz.

1. Audyt obiegu dokumentów

Jednorazowo · zdalnie lub na miejscu

Sprawdzam, jak dokumenty naprawdę funkcjonują w Twojej firmie – nie jak powinny, ale jak jest. Dostajesz pisemny raport z diagnozą i listą priorytetów, więc wiesz, co naprawić w pierwszej kolejności, co zaplanować na później i gdzie pojawia się realne ryzyko.

• Diagnoza obiegu dokumentów – stan rzeczywisty, nie deklarowany
• Ocena zgodności z przepisami Twojej branży, także w zakresie dokumentów, których nie obejmuje KSeF
• Pisemny raport z mapą priorytetów: co naprawić w 30 dni, co w 3 miesiące, a co może poczekać
• Wskazanie dokumentów do digitalizacji, archiwizacji lub zniszczenia

Cena: od 976 zł netto (1 200 zł brutto) – wycena indywidualna po rozmowie.

2. Instrukcja obiegu dokumentów z wdrożeniem

Projekt jednorazowy · zdalnie lub na miejscu

Na podstawie analizy tego, jak dokumenty przepływają w Twojej firmie, opracowuję komplet dokumentów dopasowany do jej skali i narzędzi oraz wdrażam uporządkowaną strukturę w systemie, w którym pracujecie. Dokumenty są napisane językiem firmy, a nie urzędu, więc zespół korzysta z nich na co dzień. Po wdrożeniu wiedza o dokumentach zostaje w firmie, a nie w głowie jednej osoby.

W cenie:

• Mapa obiegu dokumentów: stan obecny (AS-IS) i docelowy (TO-BE)
• Harmonogram przechowywania dokumentów: wykaz dokumentów z okresami przechowywania i podstawą prawną, obejmujący także dokumentację spoza KSeF
• Instrukcja obiegu dokumentów: zasady przyjmowania, rejestrowania, przechowywania i niszczenia dokumentów, z określeniem, kto ma dostęp do dokumentów z danymi osobowymi
• Struktura folderów i nazewnictwo plików powiązane z harmonogramem przechowywania, wdrożone w jednym wybranym systemie, np. na dysku w chmurze
• Miesiąc BOA w wariancie Podstawowym po wdrożeniu

Firmy, które potrzebują pełnych normatywów, czyli instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, na przykład niepubliczne placówki oświatowe lub podmioty lecznicze, mogą je zamówić w ramach wdrożenia po indywidualnej wycenie. Szkolenie zespołu jest wyceniane osobno, patrz Szkolenia.

Na życzenie: cyfrowa baza wiedzy archiwalnej, która koduje historię zasobu i metody wyszukiwania, żeby nowy pracownik działał sprawnie od pierwszego dnia. Wycena indywidualna.

Cena: od 3 700 zł netto (4 551 zł brutto) – wycena indywidualna po rozmowie.

3. Usługi uzupełniające

Każdą z tych usług można zamówić osobno albo dołączyć do wdrożenia.

Mapowanie przepływu dokumentów między stanowiskami
Kto podpisuje, kto akceptuje, gdzie dokument zostaje zbyt długo i dlaczego wraca. Analizuję, jak dokumenty faktycznie przepływają między stanowiskami, i pokazuję, gdzie ten przepływ się psuje.
Cena: od 800 zł netto (984 zł brutto), zależna od liczby stanowisk objętych analizą.

Porządkowanie dokumentacji cyfrowej
Skany bez nazw, kilka wersji tego samego dokumentu, foldery bez logiki. Sprawdzam, co jest i w jakim stanie, projektuję schemat nazewnictwa i strukturę folderów powiązaną z okresami przechowywania, przyporządkowuję pliki do właściwych kategorii i wydzielam to, co można już usunąć. Dotyczy plików na dysku lokalnym, w chmurze (Google Drive, OneDrive, Dropbox) i skanów wymagających opisania.
Cena: od 1 200 zł netto (1 476 zł brutto), zależna od liczby plików i stopnia nieuporządkowania.

Standard zapisu danych w systemach
Spójne nazewnictwo plików i folderów oraz zasady opisywania metadanych w systemach, z których korzysta Twoja firma. Nowy plik trafia od razu tam, gdzie powinien, a każdy pracownik znajdzie go tak samo szybko.
Cena: od 1 800 zł netto (2 214 zł brutto) za pierwszy system, z dopłatą za każdy kolejny system objęty standardem.

Nota historyczna i baza wiedzy o firmie
Historia organizacji: zmiany nazwy, formy prawnej, struktury i sposobu klasyfikowania dokumentów, spisane w jednym miejscu, żeby nie zniknęły razem z pracownikiem, który je pamiętał. Na tej podstawie mogę z pomocą AI zbudować prostą aplikację, na przykład przewodnik po wyszukiwaniu dokumentów albo wewnętrzną bazę wiedzy z wyszukiwarką.
Cena: od 1 500 zł netto (1 845 zł brutto), ustalana po wstępnym rozeznaniu.

---

Dla każdej organizacji

Porządkowanie archiwum

Jednorazowo · na miejscu

Porządkuję i opisuję dokumentację papierową w archiwum zakładowym, składnicy akt lub archiwum firmy. Po zakończeniu masz gotowe, sprawne archiwum i wiesz, co można już przekazać do brakowania.

• Założenie ewidencji archiwum zakładowego lub składnicy akt
• Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych
• Pakowanie w teczki archiwalne i nadanie sygnatur archiwalnych
• Wydzielenie dokumentacji do brakowania

350 zł netto (430,50 zł brutto) za metr bieżący – teczki już opracowane · 550 zł netto (676,50 zł brutto) za metr bieżący – teczki wymagające porządkowania

Szkolenia

Szkolenie dla pracowników ze stosowania instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt lub zasad obiegu dokumentów w codziennej pracy: rejestrowanie spraw, klasyfikacja dokumentów, przekazywanie akt do archiwum lub składnicy. Najlepiej sprawdza się po uzgodnieniu lub wdrożeniu dokumentacji, kiedy zespół pracuje już na nowych zasadach.

• Szkolenie zdalne (do 4 godzin) – od 900 zł netto (1 107 zł brutto)
• Szkolenie na miejscu (4-5 godzin) – od 1 200 zł netto (1 476 zł brutto), dojazd powyżej 30 km od Poznania wyceniany osobno

Wzory i procedury dokumentów

Gotowe wzory i procedury kancelaryjno-archiwalne, do wykorzystania wprost albo jako punkt wyjścia dopasowany do Twojej organizacji.

• Polityka korzystania z AI – zgodna z AI Act (obowiązuje od 2 sierpnia 2026 r.), dla firm i instytucji, których pracownicy używają narzędzi AI (wersja do zatwierdzenia przez prawnika)
• Plan ewakuacji archiwum
• Standard skanowania dokumentów
• System nazewnictwa i przechowywania plików cyfrowych
• Procedura dla dokumentacji elektronicznej

Cena: od 650 zł netto (800 zł brutto) za dokument – cena bazowa za pojedynczy wzór lub procedurę. Zakres dostosowania może podnieść wycenę, a przy kilku dokumentach naraz ustalamy cenę łączną.

---

Bieżąca Obsługa Archiwalna (BOA) – opieka, która zostaje

BOA to wspólny ostatni krok obu ścieżek: stałe wsparcie merytoryczne dla osób, które w Twojej organizacji prowadzą dokumentację. Nie przejmuję bieżącej pracy kancelaryjnej, tylko pomagam ją wykonywać pewnie i zgodnie z przepisami.

Co obejmuje każdy wariant BOA:

Weryfikacja i korekta pracy sekretariatu – sprawdzam i koryguję klasyfikację, opisywanie teczek oraz nadawanie znaków spraw wykonywane samodzielnie przez wyznaczonych pracowników.

Wdrażanie i szkolenie kolejnych osób – wprowadzam nowych pracowników w zasady kancelaryjno-archiwalne, również przy rotacji kadr.

Informowanie o zmianach przepisów – na bieżąco informuję o nowych obowiązkach wynikających ze zmian przepisów i doradzam przy rozszerzaniu wykazu akt o nowe hasła.

Nadzór nad archiwum lub składnicą akt – nadzór nad ewidencją i terminami brakowania. Przypominam, zanim termin minie, a nie po fakcie.

Zdalna dostępność – poza wizytami jestem dostępna telefonicznie w ustalonych godzinach oraz mailowo.

Opcjonalny dostęp do asystenta AI – klienci BOA po podpisaniu umowy mogą dodatkowo korzystać z asystenta AI opartego na modelu Mistral AI i przygotowanego na podstawie mojej wiedzy eksperckiej. Odpowiada całą dobę na pytania proceduralne o przepisy kancelaryjno-archiwalne, klasyfikację dokumentacji i metodykę archiwalną. To opcja, nie obowiązkowy element abonamentu: warunkiem dostępu jest posiadanie przez organizację własnej polityki korzystania z AI zgodnej z AI Act (patrz Wzory i procedury dokumentów).

• Podstawowy · tylko zdalnie · 500 zł netto (615 zł brutto) miesięcznie – do 4 godzin pracy zdalnej: dobieranie haseł klasyfikacyjnych, doradztwo kancelaryjne i archiwalne, odpowiedzi w 48 godzin
• ★ Najczęściej wybierany
  Standardowy · zdalnie + 1 wizyta · 750 zł netto (923 zł brutto) miesięcznie – do 3 godzin zdalnie i jedna wizyta do 3 godzin: jak wyżej oraz weryfikacja protokołów brakowania i spisów zdawczo-odbiorczych
• Rozszerzony · zdalnie + 2 wizyty · 1 100 zł netto (1 353 zł brutto) miesięcznie – do 3 godzin zdalnie i dwie wizyty do 3 godzin każda: jak wyżej oraz weryfikacja dokumentacji bieżącej na miejscu

„Zdalnie” w wariancie Podstawowym oznacza dostępność telefoniczną w ustalonych godzinach oraz kontakt mailowy, a nie tylko dostęp do asystenta AI.

Każdy wariant obejmuje określony miesięczny czas pracy. Praca zdalna obejmuje odpowiedzi mailowe, konsultacje telefoniczne i weryfikację dokumentów przesłanych elektronicznie. Czas wizyty nie obejmuje dojazdu, który jest w cenie do 30 km od Poznania. Niewykorzystane godziny nie przechodzą na kolejny miesiąc. Praca ponad limit jest rozliczana według stawki 130 zł netto (159,90 zł brutto) za godzinę, w półgodzinnych blokach, po wcześniejszym uzgodnieniu.

Ktoś pilnuje Twoich dokumentów każdego miesiąca. Bez długoterminowych zobowiązań, z możliwością zmiany wariantu.

---

Zestawienie usług i cen na 2027 rok

Jednostki publiczne

Firmy, kancelarie i gabinety

Dla każdej organizacji

Ceny netto, w nawiasie brutto · obowiązują do 31 grudnia 2027 r. · ceny na 2028 r. opublikuję we wrześniu 2027 r. · dojazd w cenie do 30 km od Poznania, powyżej wycena indywidualna

Nie wiesz, od czego zacząć? Napisz, a razem ustalimy, co ma dla Ciebie sens.
Skontaktuj się ze mną →