Dokumentacja, w której każdy dokument jest dokładnie tam, gdzie powinien być.
Projektuję systemy zarządzania dokumentacją dla firm i instytucji – zgodne z przepisami, odporne na rotację ludzi i gotowe na to, co nadchodzi. Obsługa zdalna i na miejscu w całej Polsce.
Dokumentacja w kancelarii notarialnej rządzi się innymi prawami niż w gabinecie lekarskim, a obie różnią się od przedszkola. Przez 15 lat zbierałam te różnice celowo — każdy system projektuję pod logikę konkretnej branży, nie pod szablon z poprzedniego klienta.
Od 2 sierpnia 2026 AI Act obowiązuje w pełnym zakresie.
Jeśli Twoja firma używa narzędzi AI – potrzebujesz polityki korzystania z AI. Jeśli planujesz wdrożenie AI do pracy z dokumentami – najpierw potrzebujesz porządku w dokumentach. Jedno bez drugiego nie działa.
Większość organizacji, z którymi rozmawiam, ma dwa problemy: dokumenty gdzieś są, ale nikt nie wie gdzie. I nikt nie wie, jak długo muszą tam być.
AI działa tylko tam, gdzie jest porządek – ja robię ten porządek.
→ Wdrożenie systemu obiegu dokumentów
Czy to brzmi znajomo?
- Stosy teczek bez opisu, których nikt nie otwiera od lat
- Foldery w chmurze gdzie nikt nic nie może znaleźć
- Nowi pracownicy nie wiedzą jak opisywać i gdzie odkładać dokumenty
- Kontrola albo audyt – i nagle okazuje się, że archiwum nie istnieje
Pomagam to zmienić – trwale, nie tylko „na chwilę”.
Zanim to zrobisz — najpierw potrzebujesz porządku w dokumentach
Wdrażasz narzędzia AI
AI nie poprawi chaosu w dokumentach — przeniesie go do systemu. Żeby AI działała na Twoich dokumentach, musi wiedzieć co jest czym, co jest aktualne i co może przetwarzać. Porządek w dokumentach to warunek wdrożenia AI, nie etap po nim.
Kupujesz lub wdrażasz system IT do obiegu dokumentów
Zanim wydasz pieniądze na wdrożenie, musisz wiedzieć co w ogóle do tego systemu powinno wejść, jak długo każdy typ dokumentu ma tam leżeć i kto ma do niego dostęp. Bez tego cyfryzujesz chaos, nie porządkujesz go.
Chcesz wiedzieć gdzie co jest i spać spokojnie
Instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna, wykaz akt — skrojone pod Twoją organizację i pod logikę Twojej branży. System który działa niezależnie od tego, kto akurat pracuje na danym stanowisku.
Chcesz mieć kogoś od archiwum zawsze pod ręką
Pytanie do urzędu, kontrola kuratorium, nowy pracownik który nie wie jak opisać teczkę — bieżąca opieka archiwalna bez długoterminowych zobowiązań. Odpowiedź w 48 godzinach.
„Przygotowany jednolity rzeczowy wykaz akt uzyskał akceptację Archiwum Państwowego bez konieczności wprowadzania poprawek.”
Dyrektor, Przedszkole z Oddziałami Integracyjnymi
Skąd wzięły się ArchiPliki
15 lat
w instytucjach publicznych – geodezyjne archiwa, wydział ksiąg wieczystych, urzędy i jednostki samorządowe. Wiem jak dokumenty funkcjonują w systemie, nie tylko w jednej organizacji.
Zdalnie lub na miejscu
· zdalnie: cała Polska
· na miejscu: Wielkopolska i okolice
Dokumentacja w kancelarii notarialnej rządzi się innymi prawami niż w gabinecie lekarskim, a obie różnią się od przedszkola. Przez 15 lat świadomie zbierałam doświadczenie w bardzo różnych instytucjach właśnie po to, żeby rozumieć tę różnicę. Każde zlecenie zaczynam od researchu branżowego — system który projektuję ma pasować do logiki Twojej organizacji, nie do szablonu z poprzedniego klienta.
ArchiPliki to nie firma, która odbiera pudła. Wchodzę do organizacji, rozumiem jej realny problem dokumentacyjny i projektuję system pomagający osiągnąć cel jakim jest usprawnienie pracy – i zostaję jako opieka bieżąca, żeby kryzys się nie powtórzył.
Zacznij od audytu. Jedno spotkanie, konkretny plan.
Audyt dokumentacji to ocena stanu tego, co masz i wskazanie, co realnie Ci zagraża. Bez ogólników. Dostajesz mapę ryzyk i listę działań do wdrożenia. Możliwy zdalnie lub na miejscu.
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć – właśnie od tego.
Każda usługa jest niezależna — możesz zacząć od audytu, od wdrożenia albo od porządkowania archiwum. Nie wiesz co ma sens w Twojej sytuacji? Właśnie to ustalimy na pierwszym spotkaniu.