W teatrze nikt nie oczekuje, że orkiestra zagra symfonię z pamięci. Każdy muzyk ma przed sobą tę samą partyturę i dlatego kilkadziesiąt osób brzmi jak jeden instrument. Normatywy kancelaryjno-archiwalne pełnią w jednostce tę samą rolę: sprawiają, że sekretariat, kadry, księgowość i dyrekcja pracują z dokumentem według tych samych zasad.
Najczęściej przypominamy sobie o nich w konkretnym momencie. Chcecie przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentacją, na przykład na system EZD RP, i okazuje się, że wdrożenie zaczyna się nie od programu, lecz od instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt i instrukcji archiwalnej. Bywa też, że powstaje nowa jednostka, zmienia się statut albo zapowiada się kontrola archiwum państwowego.
Po lekturze będziecie wiedzieć, co opisuje każdy z trzech normatywów, którędy przechodzi dokument od wpływu do brakowania, dlaczego sam wzór rzadko wystarcza i co sprawia, że uzgodnione normatywy są potem naprawdę stosowane.
W tym artykule
1. Trzy dokumenty, jedna droga sprawy
2. Droga dokumentu od wpływu do brakowania
3. Dlaczego wzór to dopiero szkic
4. Po uzgodnieniu zaczyna się najważniejsze
Trzy dokumenty, jedna droga sprawy
Samorządowe jednostki organizacyjne, takie jak żłobki, przedszkola, szkoły czy instytucje kultury, mają obowiązek ustalić własną instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcję archiwalną, w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym (art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). W odróżnieniu od urzędów gmin i starostw, dla których normatywy określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r., jednostki te nie dostają gotowego tekstu, muszą przygotować własny.
Te trzy dokumenty najlepiej rozumieć jako opis jednej drogi, którą przechodzi sprawa. Instrukcja kancelaryjna pokazuje, co dzieje się z dokumentem w czasie załatwiania sprawy, od wpływu pisma do jego wysłania i zamknięcia akt. Instrukcja archiwalna zawiera opis tego, jak akta trafiają do archiwum zakładowego, jak są przechowywane i udostępniane, a na końcu jak przebiega ich brakowanie, czyli zniszczenie dokumentacji po upływie okresu przechowywania i za zgodą archiwum państwowego.
Wykaz akt łączy obie instrukcje. Na początku drogi wskazuje, do której grupy spraw należy nowe pismo, a na końcu, jak długo akta trzeba przechowywać i czy po tym czasie trafią do archiwum państwowego (jeśli wytwarzane są materiały archiwalne), czy mogą zostać zniszczone.
Droga dokumentu od wpływu do brakowania
Instrukcje, jak wskazuje sama nazwa, są bardzo szczegółowe, i to jest ich zaleta. Dobrze widać to np. w żłobku samorządowym, gdy rodzic składa pismo:
1. Wpływ. Sekretariat sprawdza kopertę i jej zawartość, przybija pieczęć wpływu w określonym miejscu i rejestruje przesyłkę. Instrukcja kancelaryjna mówi, jak ta pieczęć wygląda, gdzie się ją stawia i kto decyduje, do kogo pismo trafi.
2. Założenie sprawy. Osoba prowadząca sprawę przypisuje pismo do właściwej klasy z wykazu akt i nadaje znak sprawy. Instrukcja określa, z jakich elementów ten znak się składa.
3. Załatwienie sprawy. Powstaje odpowiedź. Instrukcja wskazuje, kto i kiedy ją zatwierdza, gdzie są podpisy i jak kompletuje się akta sprawy.
4. Zakończenie i przekazanie. Akta zakończonych spraw, po okresie wskazanym w instrukcji kancelaryjnej (najczęściej po dwóch latach), trafiają do archiwum zakładowego jako kompletne akta, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.
5. Przechowywanie i brakowanie. Akta leżą w archiwum tak długo, jak wskazuje kategoria z wykazu akt. Potem, za zgodą archiwum państwowego, dokumentację niearchiwalną się niszczy, a materiały archiwalne przekazuje do archiwum państwowego.
Ta szczegółowość służy ujednoliceniu pracy. Jeśli wszyscy pracownicy znają te same zasady, znak sprawy, pieczęć i podpisy są zawsze w tych samych miejscach, a system informatyczny może poprawnie wyszukiwać i porządkować dokumenty. Łatwiej też wdrożyć nową osobę, bo nie musi uczyć się zwyczajów poprzedniczki, tylko jednej, zapisanej procedury.
Jest w tym także wymiar bezpieczeństwa. Instrukcja przesądza, kto widzi które dokumenty, a wykaz akt sprawia, że dane dzieci i rodziców nie są przechowywane dłużej, niż wymaga tego prawo. To zgodne z zasadą ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO.
Dlaczego wzór to dopiero szkic
Na stronach Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i projektu EZD RP dostępne są ogólne wzory normatywów, osobno dla dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej. To dobry punkt wyjścia, ale tylko punkt wyjścia. Wzór musi pasować do tysięcy różnych jednostek, więc nie zna żadnej z nich.
Dlatego pracę nad normatywami zaczynam nie od tekstu instrukcji, lecz od tego, jak jednostka jest zbudowana. Sprawdzam strukturę organizacyjną i regulamin, bo na ich podstawie ustala się, kto w instrukcji jest kim. Szczególnie ważny jest słownik pojęć. Jeśli instrukcja mówi o „komórce merytorycznej”, a w żłobku pracują dyrektorka, intendentka i dwie osoby w administracji, każdy pracownik musi wiedzieć, kogo to słowo dotyczy. Gdy słownik nie odpowiada realnej strukturze, instrukcja istnieje tylko na papierze.
Największym wyzwaniem pozostaje zwykle wykaz akt. Wzór często nie zawiera haseł szczegółowych dla dokumentacji, która w danej jednostce powstaje na co dzień, na przykład dla dokumentacji spektakli w teatrze czy dokumentacji opieki nad dziećmi w żłobku. Bez takich haseł pracownicy przyporządkowują różne sprawy do jednej ogólnej klasy albo każdy klasyfikuje je po swojemu.
Jednocześnie archiwa państwowe, co zrozumiałe, preferują projekty jak najbliższe wzorowi, bo takie łatwiej uzgodnić. Sztuka polega więc na wyważeniu: dopisać hasła tam, gdzie naprawdę są potrzebne w codziennej pracy, a resztę zostawić zgodną ze wzorem. Każda zmiana powinna mieć uzasadnienie w tym, co jednostka faktycznie robi.
Po uzgodnieniu zaczyna się najważniejsze
Uzgodnienie z archiwum państwowym i zarządzenie dyrektora wprowadzające normatywy kończą etap pisania, ale nie kończą pracy. Instrukcja, której nikt nie zna, nie porządkuje obiegu dokumentów, tylko leży w segregatorze. Normatywy zaczynają działać dopiero wtedy, gdy stają się nawykiem: pismo wpływa i od razu trafia do właściwej sprawy, bez zastanawiania się, jak to było robione wcześniej.
Najtrudniejsze są pierwsze tygodnie. Właśnie wtedy pojawiają się pytania, których nie da się przewidzieć przy biurku: do której klasy przypisać nietypowe pismo, jak opisać teczkę, co zrobić z dokumentem, który dotyczy dwóch spraw. Jeśli nikt na nie nie odpowie, pracownicy wracają do wcześniejszych przyzwyczajeń, a nowe normatywy stają się kolejnym dokumentem „do kontroli”.
Dlatego wdrożenie normatywów łączę z miesięcznym wsparciem po ich wprowadzeniu, a na życzenie także ze szkoleniem pracowników. To czas, w którym zasady z instrukcji przechodzą do codziennej pracy sekretariatu i osób prowadzących sprawy.
Podsumowanie
Normatywy kancelaryjno-archiwalne to trzy dokumenty, które opisują jedną drogę: od chwili, gdy pismo trafia do sekretariatu, do momentu, gdy akta zostają zniszczone albo przekazane do archiwum państwowego. Wzór NDAP daje im szkielet, ale działają dopiero wtedy, gdy słownik pojęć odpowiada strukturze jednostki, wykaz akt zawiera hasła dla dokumentacji, która naprawdę powstaje, a pracownicy znają zasady na tyle, że stosują je odruchowo.
Partytura nie gra sama. Potrzebuje muzyków, którzy umieją z niej czytać, i pierwszych prób, na których wszystko się zgrywa.
Jeśli wasza jednostka przygotowuje się do przejścia na EZD, potrzebuje nowych normatywów albo aktualizacji obecnych, chętnie pomogę: od analizy dokumentacji, przez przygotowanie instrukcji i wykazu akt do uzgodnienia z archiwum państwowym, po pierwszy miesiąc wsparcia po wdrożeniu, a na życzenie także szkolenie pracowników. Sprawdźcie pakiet normatywów →
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Zdjęcie zostało wygenerowane przez AI.
