ArchiPliki · seria: Archiwista i AI
W poprzednim artykule pisałam, że bez Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt każda decyzja o dokumentach to zgadywanie. JRWA to mapa całej dokumentacji jednostki – przypisuje każdemu rodzajowi pisma symbol, kategorię i okres przechowywania. Bez niej nie wiesz, co trzymać, co niszczyć i gdzie czego szukać. Tylko że ta mapa bywa… nieczytelna w codziennym użyciu. Dziś pokażę, jak AI może pomóc Ci się po niej poruszać i gdzie absolutnie nie możesz jej ufać na ślepo.
Zacznijmy od słusznego oporu
Zanim przejdę do meritum, chcę powiedzieć wprost: ostrożność wobec AI w urzędach, instytucjach i firmach jest całkowicie uzasadniona, i świadczy o odpowiedzialności.
Ochrona danych osobowych, tajemnica służbowa, dane wrażliwe to realne i poważne obszary ryzyka. Wklejanie akt spraw, danych pracowników czy informacji o klientach do zewnętrznych narzędzi AI jest niedopuszczalne. I tutaj nie ma miejsca na eksperymenty.
Ale – i to jest sedno tego artykułu – jest sfera, w której AI nie dotyka żadnych danych chronionych. Właśnie tam może naprawdę pomóc. Piszę z założeniem, że instytucja ma wdrożone wytyczne dotyczące korzystania z AI, jeśli jeszcze ich nie ma, to dobry moment, żeby o tym pomyśleć.
|
Nie wkładaj do AI Danych osobowych pracowników i klientów, treści akt spraw, informacji objętych tajemnicą służbową lub handlową, dokumentów zawierających dane wrażliwe, korespondencji z konkretnymi osobami. |
Możesz używać AI do Przeszukiwania JRWA, instrukcji kancelaryjnej, normatywów archiwalnych, przepisów powszechnie obowiązujących — wszystkiego, co jest dokumentem publicznym i nie zawiera danych chronionych. |
JRWA, instrukcja kancelaryjna i archiwalna są dokumentami ogólnodostępnymi, zatwierdzonymi, często publikowanymi na stronach jednostek. Nie ma w nich żadnych danych osobowych. Przeszukiwanie ich z pomocą AI jest równie bezpieczne, jak zapytanie wyszukiwarki.
To nie jest tylko dobra praktyka – to obowiązek prawny
Kierownictwo każdej jednostki, czy publicznej, czy prywatnej, powinno oficjalnie uregulować zasady korzystania z AI przez pracowników.
Podstawa prawna — AI Act, art. 4 (obowiązuje od 2 lutego 2025 r.)
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689, znane jako AI Act, nakłada obowiązek zapewnienia pracownikom odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie AI (tzw. AI Literacy). Dotyczy to wszystkich podmiotów stosujących systemy AI – instytucji publicznych, urzędów, szkół, przedszkoli, ale też firm prywatnych, niezależnie od ich wielkości i branży. Jeśli w Twojej organizacji ktokolwiek używa narzędzi AI – przepis już Cię obowiązuje.
Oznacza to w praktyce: pracownicy muszą wiedzieć, co wolno, a czego nie wolno robić z narzędziami AI w miejscu pracy. A żeby wiedzieli – ktoś musi im to oficjalnie powiedzieć i udokumentować.
Co to znaczy w praktyce dla dyrektora przedszkola, właściciela biura rachunkowego czy kierownika kancelarii? Zarządzenie lub polityka wewnętrzna dotycząca AI nie jest kaprysem tylko elementem odpowiedzialnego zarządzania. I nie musi być skomplikowana. Wystarczy jasny podział: do czego AI może służyć w tej jednostce, a czego nie wolno robić nigdy.
Dlaczego JRWA jest takie trudne w użyciu?
Problem z wykazem akt polega na tym, że jest bardzo ogólny, bo ma obejmować dosłownie wszystko, czym zajmuje się jednostka. A Ty stoisz przed konkretnym pismem, które nijak nie pasuje do żadnej nazwy kategorii w oczywisty sposób.
Są dwa typy pułapek, w które regularnie wpada się przy klasyfikacji. Pierwszy to błąd działu – szukasz w logicznym miejscu, a hasło znajduje się zupełnie gdzie indziej. Drugi to błąd słownictwa – szukasz słowa, którego w wykazie po prostu nie ma, bo JRWA używa języka prawnego, a Ty używasz synonimów.
Dwa przykłady z życia. Opierałam się na wzorach wykazów dostępnych na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych – link do źródła znajdziesz na dole artykułu.
Zasadzka nr 1 – błąd działu: gdzie są jadłospisy dzieci?
Większość osób szukałaby jadłospisów pod klasą 4 – „Opieka, nauczanie i wychowanie”. Logiczne – jedzenie dzieci to przecież część opieki nad nimi.
Tymczasem jadłospisy lądują pod klasą [018] „Organizacja jakości żywienia” – czyli w dziale „Organizacja”. Kategoria: [B5]. Procedury i instrukcje dotyczące żywienia (np. procedura alergii pokarmowych) też idą pod 018, ale jako [B25].
Zasadzka nr 2 – błąd słownictwa: gdzie są dokumenty z przetargu?
Ktoś szuka słowa „przetarg” w wykazie – i nic nie znajduje. Bo słowo „przetarg” w JRWA po prostu nie istnieje.
Właściwe hasło to [26] „Zamówienia publiczne” – kategoria [B5], z dopiskiem „w zakresie całej działalności jednostki”. Cała dokumentacja postępowania, oferty, umowy z wykonawcami – trafia tu, niezależnie od tego, czego dotyczy zakup.
W obu przypadkach AI działa jak tłumacz: między językiem codziennym a językiem wykazu. I właśnie do tego, i tylko do tego, warto ją już dziś używać przy pracy z JRWA.
Jak to działa w praktyce – AI musi znać Twój wykaz
Tu dochodzimy do kluczowej rzeczy, o której wiele poradników milczy: AI nie zna Twojego konkretnego JRWA. Każda jednostka ma własny wykaz – zatwierdzony przez właściwe archiwum państwowe, często z lokalnymi rozszerzeniami i poprawkami. AI nie ma do niego dostępu, dopóki sama jej go nie pokażesz.
Na szczęście JRWA to dokument publiczny i nie zawiera żadnych danych chronionych. Możesz go bezpiecznie wkleić do rozmowy z AI lub wgrać jako plik i poprosić o przeszukanie. Dopiero wtedy AI pracuje na Twoim rzeczywistym wykazie, a nie na ogólnej wiedzy o tym, jak wykazy zazwyczaj wyglądają.
Do tego celu nadają się popularne modele językowe dostępne przez przeglądarkę, które pozwalają wkleić cały wykaz i zadawać pytania w języku naturalnym. Któremu zaufać i jak je porównać to temat na osobny artykuł.
Zastosowanie 1 — mam dokument, gdzie go wrzucić?
Poniżej wklejam treść naszego Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. Proszę, żebyś na jego podstawie pomógł mi znaleźć właściwą kategorię dla dokumentu dotyczącego [opisz krótko rodzaj sprawy, np. "jadłospisów dzieci na październik" / "dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę żywności"]. Podaj symbol klasyfikacyjny, nazwę hasła i kategorię archiwalną. Jeśli nie jesteś pewien, wskaż dwa lub trzy najbardziej prawdopodobne hasła do sprawdzenia. [tu wklejasz treść swojego JRWA]
Wklejasz sam wykaz – bez żadnych danych osobowych, bez treści akt, bez nazwisk. JRWA to dokument publiczny i taki prompt jest w pełni bezpieczny.
Jeśli nie masz własnego zatwierdzonego wykazu lub dopiero go tworzysz, wzory dla różnych typów jednostek znajdziesz na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Na tych właśnie wzorcach opierałam przykłady w tym artykule.
Jak to wygląda krok po kroku
| 1. | Wklejasz do AI treść swojego JRWA (dokument publiczny, bez danych chronionych) |
| 2. | Opisujesz rodzaj dokumentu, nawet językiem potocznym: „mam dokumenty z przetargu na catering” |
| 3. | AI przeszukuje Twój konkretny wykaz i wskazuje kandydatów – np. [26] Zamówienia publiczne |
| 4. | Ty weryfikujesz propozycję w wykazie i podejmujesz ostateczną decyzję – zawsze należy ona do Ciebie |
Zastosowanie odwrotne – widzę symbol, nie wiem co znaczy
Klasyfikacja to nie tylko droga od dokumentu do symbolu. Bywa też odwrotnie – przejmujesz archiwum po poprzedniku, przeglądasz teczki i widzisz symbol, którego nie rozumiesz. Co to jest 043? Co powinno się tu znajdować? Czy to co leży w tej teczce w ogóle tu pasuje?
To bardzo częsta sytuacja przy przejmowaniu akt po kimś, kto odszedł na emeryturę albo po reorganizacji. JRWA czytane od symbolu do treści jest równie nieczytelne jak w drugą stronę – nazwy haseł bywają lakoniczne, a uszczegółowienia nie zawsze rozjaśniają sprawę.
AI sprawdza się tu doskonale, bo możesz dosłownie zapytać: co to jest i co tu powinno być?
Zastosowanie 2 — widzę symbol, chcę wiedzieć co oznacza
Poniżej wklejam treść naszego Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. Znajdź symbol [043] i wyjaśnij mi: jak brzmi pełna nazwa hasła, jaka jest kategoria archiwalna i od kiedy liczy się okres przechowywania, co konkretnie powinno się znajdować w aktach pod tym symbolem, czego NIE powinno tu być - czyli co ktoś mógł tu wrzucić przez pomyłkę. [tu wklejasz treść swojego JRWA]
Możesz też zapytać wprost: czy dokument X, który znalazłam w tej teczce, pasuje do tego symbolu – czy powinienem go przenieść?
Przykład z życia — symbol 043 w przedszkolu
Nowa pracownica przejmuje archiwum i widzi teczkę opisaną symbolem 043. W wykazie czyta: „Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne”. Kategoria B5, okres liczony od daty wygaśnięcia licencji.
Pyta AI: co tu powinno być, a czego nie? AI wyjaśnia: faktury za zakup sprzętu tu nie pasują – to klasa 230 (Zaopatrzenie w sprzęt). Dokumentacja techniczna urządzeń to 234. W 043 powinny być same umowy licencyjne, klucze i dokumenty potwierdzające prawo do używania oprogramowania.
Pracownica sprawdza teczkę i rzeczywiście znajduje wymieszane faktury, instrukcje obsługi i licencje. Wie teraz co i gdzie przenieść, zanim nieprawidłowa klasyfikacja zakorzeni się na lata.
Właśnie ta sytuacja, pokazuje, że AI działa jak doświadczona koleżanka po fachu – cierpliwie tłumaczy, co dane hasło obejmuje i co do niego nie należy. Bez oceniania, że ktoś powinien to wiedzieć.
Czego AI nie zrobi za Ciebie
AI może się mylić, nie zawsze „wie”, że nie wie. Dlatego każdą propozycję traktujesz jak wskazówkę, a nie wyrok. Szczególnie uważaj, jeśli wklejasz tylko fragment wykazu albo wykaz jest niestandardowy, AI może wtedy sugerować hasła, których w Twoim dokumencie zwyczajnie nie ma.
AI nie zastąpi dobrego przeszkolenia. Jeśli ktoś nie rozumie, czym w ogóle jest kategoria archiwalna i co oznacza „sprawa”, żadne narzędzie tego nie naprawi. AI przyspiesza wyszukiwanie, ale nie zastępuje wiedzy archiwalnej.
Zasada, którą powtarzam do znudzenia
W archiwum lepiej 100 razy zapytać, niż zrobić coś źle. Odkręcenie kilkunastu metrów bieżących źle zaklasyfikowanych akt to nie jest projekt na popołudnie, tylko ból na tygodnie. A AI to pomocnik, nie arbiter.
Podsumowanie i apel do decydentów
Opór przed AI w instytucjach i firmach jest uzasadniony i powinien zostać. Ale warto go stosować z głową: tam, gdzie są dane chronione, absolutnie nie używamy AI. Tam, gdzie mamy do czynienia z dokumentami ogólnodostępnymi – JRWA, instrukcją kancelaryjną, AI może być szybką i bezpieczną pomocą, pod warunkiem że pracownik wie, jak jej używać i zna granice.
AI Act obowiązuje od lutego 2025 r. i dotyczy wszystkich. Polityka wewnętrzna nie musi być długa, powinna być jasna: co wolno, czego nie wolno, kto odpowiada.
Pracownicy, którzy wiedzą, że mogą bezpiecznie wkleić swój JRWA do AI i zapytać „gdzie szukać dokumentów z przetargu” albo „co powinno być w teczce z symbolem 043” — pracują szybciej i popełniają mniej błędów.
Napisz do mnie
Masz pytanie o JRWA albo trafiło Ci się pismo, które nie wiadomo gdzie zaklasyfikować? Napisz w komentarzu lub wyślij wiadomość chętnie pomogę lub potwierdzę, że AI podpowiedziało dobrze.
Źródło wzorów wykazów akt: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych — Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji
Podstawa prawna: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 (AI Act), art. 4.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach dotyczących zgodności z AI Act oraz wdrożenia wewnętrznych regulacji dotyczących AI warto skonsultować się z prawnikiem lub radcą prawnym.
